Ձեռնարկության կողմից կնքված պայմանագրերի պահպանման պայմանները չեն կարգավորվում արդյունաբերական ստանդարտներով և նորմերով, ուստի հաճախ հարց է առաջանում, թե ինչպես խուսափել դրանց կորստից և կազմակերպել ճիշտ պահպանում և հաշվառում: Այս հարցի ամենախելամիտ լուծումը կլինի որոշակի ձեռնարկության կորպորատիվ ակտի հրապարակումը, որը նախատեսում է այդ փաստաթղթերի պատրաստման, եզրակացության և պահպանման կարգը:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Եթե ձեր ընկերությունը շատ է աշխատում երրորդ կողմի կազմակերպությունների հետ, և կնքված պայմանագրերի քանակը զգալի է, ապա իմաստ ունի դրանց պահեստը վստահել գրասենյակին կամ գրասենյակի բաժնին: Սա բավականին հարմար է, քանի որ գրասենյակում է գրանցվում ղեկավարի կողմից ստորագրված և կապալառուների կողմից ուղարկված բոլոր փաստաթղթերը: Կատարված պայմանագրի գրանցումից հետո գրասենյակի աշխատակիցները պետք է կազմեն պահանջվող քանակի պատճեններ և բաշխեն պատասխանատու կատարողներին, և փաստաթղթերի բնօրինակները պահեն հատուկ նշանակված վայրում:
Քայլ 2
Եթե ձեր ընկերությունը փոքր է, և դուք չունեք աշխատակազմի բաժին, ինչպես նաև պատասխանատու գործավար, ապա կարևոր, բայց հազվադեպ օգտագործվող պայմանագրեր, օրինակ ՝ վարձակալության կամ անշարժ գույքի ձեռքբերման համար, իմաստ ունի հետ պահել նաև իրավաբանական վարչությունում: ընկերության հիմնադիր և իրավական փաստաթղթերը: Հաշվապահական հաշվառման բաժինը, որը հաշվարկներ է կատարում դրանց վրա, պետք է տրամադրի այդ պայմանագրերի պատճենները: Նույն տեղում, հաշվապահական հաշվառման բաժնում, խանութում և պայմանագրերի մատակարարման, ծառայությունների և աշխատանքների կատարման համար `որպես առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի տեսակներից մեկը, որը պահանջում է հաշվարկների, վճարման ժամկետների կամ մշտական պարբերական վճարների (կոմունալ վճարներ, հաղորդակցություն) հսկողություն:
Քայլ 3
Ամեն դեպքում, բոլոր պայմանագրերը պետք է ունենան իրենց սեփական, ներքին գրանցումը, և նրանցից յուրաքանչյուրին պետք է տրվի մի համար, որով այն մուտքագրվելու է էլեկտրոնային պայմանագրերի գրանցամատյանում: Այս գրանցումը կարող է կատարվել Excel- ի աղյուսակներում: Էլեկտրոնային ամսագրից բացի անհրաժեշտ է պահպանել այդ համաձայնագրերի թողարկման թղթային գրանցամատյան, որում կարտացոլվի, թե երբ և ում պատասխանատու կատարողներից է փոխանցվել պայմանագրի բնօրինակը: Այս ամսագիրը պետք է պարունակի պատասխանատու կատարողի ստորագրության դաշտեր ՝ հաստատելով պահպանման պայմանագիրը ստանալու և առաքելու փաստը:
Քայլ 4
Նկարագրեք պայմանագրերի հետ աշխատելու կարգը Կանոնակարգերում `պայմանագրերի պատրաստման, կնքման և պահպանման կարգի վերաբերյալ և հաստատեք այն ձեռնարկության ղեկավարի կողմից:
