Ationուցահանդեսներին և տոնավաճառներին մասնակցելը կարևոր մեխանիզմ է շուկայում ցանկացած կազմակերպության արտադրանքի կամ ծառայության խթանման համար: Այդ պատճառով մասնակցության նախապատրաստումը պետք է իրականացվի հատուկ նշանակության ռեժիմով: Այս գործունեության մեջ մանրուքներ չկան, քանի որ հասարակության լայն շրջանակներին ենթարկվող ցանկացած մանրուք կարող է ունենալ և՛ դրական, և՛ բացասական արդյունքներ:
Որպես կանոն, ցուցահանդեսներին ընկերության ներկայացման կազմակերպումը ընկնում է հասարակայնության հետ կապերի բաժինների, մամուլի կենտրոնների, ինչպես նաև ցուցահանդեսային և արդար գործունեության մեջ ներգրավված այլ կառուցվածքային ստորաբաժանումների ուսերին: Եթե այդպիսի աշխատուժի պաշարներ չկան, ապա կազմակերպությունում ներգրավված է ամբողջ ընկերությունը ՝ ղեկավարությունից մինչ գրասենյակի աշխատակիցներ:
Մեծ մասամբ ընկերության ներկայացումը կախված է ցուցահանդեսի բնույթից: Արդյունաբերական իրադարձությունները, որպես կանոն, միավորում են որոշակի բիզնեսի ոլորտի թվեր. Առևտուր, շինարարություն, գիտական գործունեություն և այլն: Այսպիսով, ընկերությունը պետք է պատրաստ լինի հարևան տաղավարներում տեսնել իր գործընկերների և մրցակիցների ձեռքբերումները: Ուցահանդեսի հաճախականությունը ազդում է նաև այն բանի վրա, թե ինչպես պետք է ձեւավորվի տաղավարը: Ամենամյա միջոցառումների համար անընդունելի է օգտագործել անհամապատասխան տեղեկատվության հիման վրա մշակված հնացած ներկայացման նյութեր:
Theուցահանդեսի նախապատրաստման գործընթացը սկսվում է դրա մեկնարկից մի քանի ամիս առաջ: Ներկայացման նյութ ստեղծելու առաջին քայլը հայեցակարգի նախագծումն է: Մասնակցության այս սխեման պարունակում է ներկայացման նյութերի ցուցակ. Տաղավարներ, պաստառներ, վիդեո և աուդիո արտադրանք, բուկլետներ և այլ նյութեր: Exhibitionուցահանդեսների մասնակցության արխիվը, որը կազմում են հասարակայնության հետ կապերի վարչությունները, թույլ կտա պատրաստել նյութի օպտիմալ քանակ: Միևնույն ժամանակ, հաստատվում է ներկայացման նյութերի արտադրության ծախսերի նախահաշիվը:
Այս փուլում կարևոր է բացահայտել ընկերության ուժեղ կողմերը, այսինքն. դրա արտադրանքը կամ ծառայությունը: Մրցակցային առավելությունները պետք է հստակորեն հաղորդվեն պոտենցիալ սպառողներին `ներկայացման նյութերի` բուկլետների, պաստառների, տեսահոլովակների միջոցով: Մենք չպետք է մոռանանք հատուկ ստենդային տեղադրումների մասին, որոնք կարող են կատարվել հաճախորդի պահանջով `նոր սարքավորումների մոդել կամ արտադրվող նյութերի տեսողական համայնապատկեր: Եթե ընկերությունն արտադրում է անխախտելի ուտեստներ, ապա մասնագիտացված ցուցահանդեսում տեղին կլինի ցույց տալ արտադրանքի որակը ՝ հնարավորություն տալով ցանկացած մեկին փորձել վնասել ապրանքը:
Բացի այդ, էթիկապես ճիշտ կլինի տրամադրել ցուցահանդեսի շահագրգիռ այցելուի և ընկերության ներկայացուցչի միջև երկար զրույցի հնարավորություն: Տաղավարում պետք է տեղադրվի գրառումներով և գրիչներով բլոկ, որպեսզի յուրաքանչյուրը կարողանա գրառում կատարել անհրաժեշտ տեղեկատվություն ստանալու ընթացքում: Accessoriesանկալի է, որ այս պարագաները նշվեն ընկերության լոգոտիպով:
Երկրորդ քայլը բաներների և ստենդային տեղադրման տարբերակների նախագծի մշակումն է: Որպես կանոն, դա արվում է օգտագործելով կորպորատիվ գունային սխեման, տառատեսակը և պատկերանշանը: Բոլոր ստենդների չափերը պատրաստվում կամ ձեռք են բերվում `հաշվի առնելով ներկայացման խցիկի չափը:
Հաջորդ փուլը տաղավարում աշխատելու համար անձնակազմի ընտրությունն է: Հաճախ շնորհանդեսն իրականացնում են ընկերության աշխատակիցները: Այս մոտեցման կարևոր դրական կողմն այն է, որ մասնագետները կարող են գրագետ պատմել կազմակերպության գործունեության մասին և, անհրաժեշտության դեպքում, պատասխանել ցուցահանդեսի այցելուների հարցերին: Շնորհանդեսին մասնակցելու համար լրացուցիչ աշխատողներ կարող են վարձվել որպես լրացուցիչ տեղեկություններ թռուցիկներ բաժանելու, հարցաթերթիկներ լրացնելու և այլնի համար:
Մասնակցության արդյունավետությունը որոշվում է հաստատված գործընկերության ծավալի պարզ հաշվարկով:Որքան բարձր է ցուցահանդեսի այցելուների հետաքրքրությունը ներկայացման դասավորության նկատմամբ, այնքան մեծ է միջոցառմանը ընկերության մասնակցության ազդեցությունը: Ուստի ավելի լավ է, որ ցուցահանդեսին մասնակցության հայտը ներկայացվի առաջիններից մեկը, որպեսզի մասնակիցը առաջին հնարավորությունն ունենա ընտրելու ստենդի տեղը: Բացի այդ, չպետք է մերժեք ցուցահանդեսի կազմակերպիչների առաջարկները ՝ հանդես գալու որպես միջոցառման հատուկ գործընկեր: Այս առավելությունը կբարձրացնի կազմակերպության անվան ցուցահանդեսի ընթացքում պտտվողների քանակը, ինչպես նաև դրական ազդեցություն կունենա ընկերության իմիջի վրա:
