Բիզնես նամակագրությունը պահանջում է նրբանկատություն, հատկապես երբ խոսքը վերաբերում է մատակարարին ուղղված նամակներին, քանի որ բողոքարկման պատճառ կարող է լինել ոչ միայն իր, այլ նաև ձեր կազմակերպության կողմից պարտավորությունների չկատարումը:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Եթե դուք առաջին անգամ եք դիմում մատակարարին `նրանից ապրանքներ պատվիրելու մտադրությամբ, օգտագործեք կազմակերպության ստանդարտ ձևաթղթի ձևը: Եթե այս հայտարարությունը էլեկտրոնային եղանակով տեղադրված չէ կազմակերպության կայքում, նամակ գրեք անվճար ոճով:
Քայլ 2
Տարբեր քանակությամբ մի քանի տեսակի արտադրանք պատվիրելու դեպքում, անհրաժեշտության դեպքում, պատվերը տեղադրեք աղյուսակի տեսքով, որում նշվում է ապրանքի անվանումը, հոդվածը, գույնը: Գրեք պատվիրված ապրանքների դիմաց վճարելու պարտավորությունները, մատակարարին տրամադրեք ձեր կազմակերպության տվյալները, այդ տվյալների հիման վրա մատակարարը կստորագրի պայմանագիր: Նամակի վերջում հայտնեք ձեր հույսերը հետագա փոխշահավետ համագործակցության համար:
Քայլ 3
Եթե մատակարարին ուղղված ձեր նամակը վերաբերում է իր պայմանագրային պարտավորությունների ոչ պատշաճ կատարմանը, ապրանքների կամ սխալ որակի, դասի կամ տեսակի ապրանքների ուշ առաքմանը, օգտագործեք «Մենք ձեզ տեղեկացնում ենք այս նամակով …», «Մենք ձեզ տեղեկացնում ենք» արտահայտությունները:.. »: Հստակ նշեք պատճառը, թե ինչու չեք կարող ընդունել առաքված ապրանքը: Անդրադարձեք պայմանագրին կամ պայմանագրային հայտին, որը ցույց է տալիս, թե քանի միավոր և ինչ ապրանքներ մատակարարը պետք է ուղարկեր ձեզ: Այս դեպքում մատակարարին ավելի հեշտ կլինի ուղղել իր սխալը:
Քայլ 4
Եթե ձեր նամակը վերաբերում է ապրանքների համար պայմանագրով սահմանված ժամկետում վճարելու անկարողությանը, այդ մասին տեղեկացրեք մատակարարին առավել նուրբ, բայց միևնույն ժամանակ, պաշտոնական ձևով: Օգտագործեք «Մենք ներողություն ենք խնդրում վճարման ուշացման համար …», «Ստեղծված հանգամանքներից ելնելով ՝ մենք չենք կարող նախկինում վճարել հաշիվները …» արտահայտությունները:
Քայլ 5
Պատմեք գործընկերոջը, թե կոնկրետ երբ եք մտադիր վճարել նրա առջև դրված պարտքը, և որ ձեր կազմակերպության կողմից այդ պարտավորությունը երաշխավորված կկատարվի: Նամակի վերջում հույս հայտնեք, որ այս դրվագը չի ազդի ձեր երկարամյա գործընկերության վրա:
