Ռուսաստանի օրենսդրության համաձայն, բոլոր կազմակերպությունները պետք է տարեկան գույքագրեն գույք: Դա արվում է նախքան տարեկան հաշիվների կազմումը: Գույքագրումը ներառում է հիմնական միջոցների իրական մատչելիության հաշտեցում հաշվապահական տվյալների հետ:
Յուրաքանչյուր ձեռնարկություն պետք է պահպանի հիմնական միջոցների գրառումները, այսինքն `արտացոլի ստացումը, շահագործման հանձնումը, տեղադրումը, վերանորոգումը, դուրսգրումը, վարձակալությունը և այլն: Որպես կանոն, այս ամբողջ տեղեկատվությունը գրանցվում է հաշվապահական հաշվառման մեջ: Կազմակերպության հաշվեկշռի յուրաքանչյուր գույքի համար սկսվում է գույքագրման քարտը և նշանակվում գույքագրման համարը, որը, նույնիսկ վարձակալելիս, պետք է վերագրվի օբյեկտի: Դրա որոշման կարգը մշակվում է կազմակերպության ղեկավարի կողմից և գրանցվում է կազմակերպության հաշվապահական հաշվառման քաղաքականության մեջ:
Գույքի գույքագրումը տրամադրում է օբյեկտների վիճակի գնահատում, ինչպես նաև թույլ է տալիս վերահսկել հիմնական միջոցների տեղաշարժը: Այս ստուգումն իրականացվում է ղեկավարի հրամանով, նա նաև նշանակում է գույքագրման հանձնաժողով, որը պետք է ներառի գլխավոր հաշվապահ, նյութապես պատասխանատու անձ: Հրամանում նույնպես կազմվում է միջոցառման ժամանակը:
Դրանից հետո հանձնաժողովի անդամները պետք է վերցնեն գույքի համար նախատեսված բոլոր տեխնիկական փաստաթղթերը ՝ անձնագրեր, ցուցումներ և այլն: Բացի այդ, նյութապես պատասխանատու անձը անդորրագիր է գրում, որ բոլոր փաստաթղթերը հաշվապահության բաժին են ներկայացվել մինչ գույքագրումը սկսելը, շարժումները գրանցվում և հաշվառվում են:
Հանձնաժողովի անդամները պետք է գրանցեն գույքի առկայությունը, դրա վիճակը: Եթե ինչ-որ բան պակասում է կամ դարձել է անօգտագործելի, ապա բացահայտվում է մեղավորը: Այս ամենը գրանցված է գույքագրման ցուցակում, որը վերջում ստորագրում են բոլոր ներկաները: Ստուգումից հետո բոլոր տվյալները փոխանցվում են հաշվապահական հաշվառման բաժին:
Գրապահոցն իրականացվում է ոչ միայն տարեկան ֆինանսական հաշվետվությունների առաքումից առաջ, այլև անհրաժեշտ է աուդիտ իրականացնել գույք վաճառելիս, առարկա վարձելիս, գողության փաստից հետո, արտակարգ իրավիճակներից հետո (հրդեհ, ջրհեղեղ և այլն), ինչպես նաև ձեռնարկության լուծարման ընթացքում:
