Գործերի նախապատրաստումը և արխիվ ներկայացնելը աշխատանքային հոսքի բաղկացուցիչ մասն է: Նրանց գրանցումն սկսվում է կազմակերպությունում `փաստաթղթերը ներկայացնելու պահից, և ավարտվում է օրացուցային տարվա կամ պահեստավորման ժամանակահատվածների արխիվ տեղափոխմամբ: Որոշ դեպքերում, ֆայլերը պահվում են ավելի քան մեկ տարի: Դրանք ներառում են, օրինակ, կադրային գրառումների հետ կապված փաստաթղթեր:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Որպեսզի արխիվում գործեր ներկայացնելու կարգը շատ ժամանակ չխլի, դուք պետք է հետևեք ընթացիկ աշխատանքային հոսքի ընթացքում դրանց գրանցման կանոններին: Գործերը արխիվ մշտական կամ ժամանակավոր պահելու համար տեղափոխելիս անհրաժեշտ է կարել փաստաթղթեր, համարանիշեր, կազմել վերջնական գրություն, եթե դա նախատեսված է աշխատանքային հրահանգներով, ինչպես նաև կազմել ներքին գույքագրում:
Քայլ 2
Միևնույն ժամանակ, հանձնվող գործի վերնագրի էջում նշվում են կազմակերպության կամ ձեռնարկության անվանումը, գործիչների անվանացանկին համապատասխան ցուցիչը, գործի բացման և փակման ամսաթիվը, ինչպես նաև պահպանման ժամկետը: փոխանցել արխիվին:
Քայլ 3
Արխիվացման ենթակա փաստաթղթերը ներկայացվում են առանձին կարծր թղթապանակում: Եթե փաստաթուղթը առանձնահատուկ արժեք ունի, որպես կանոն, այն կարված չէ, այլ դրվում է գործի կամ ծրարի մեջ և կցվում է գործին: Կարված և համարակալված գործի վերջում տեղադրվում է ատեստավորման թերթ, իսկ սկզբում `ներքին գույքագրում: Այս դեպքում գործի հաստությունը չպետք է գերազանցի 40 մմ-ը, իսկ թերթերի քանակը չպետք է գերազանցի 250-ը:
Քայլ 4
Այն դեպքերի համար, որոնք պահվում են արխիվում մշտապես, ինչպես նաև ժամանակավորապես, բայց ոչ պակաս, քան 10 տարի, կազմվում է գույքագրում դեպքերը արխիվ տեղափոխելու համար: Միևնույն ժամանակ, անձնակազմի գրառումներին վերաբերող փաստաթղթերի համար կազմվում է առանձին գույքագրում: Դրանում մուտքագրվում են գործերի անուններ, որոնցից յուրաքանչյուրին տրվում է սերիական համար, ինչպես նաև նշվում է նոմենկլատուրայի ծածկագիրը: Գրապահոցները կրկնօրինակվում են, եթե ֆայլերը մնում են կազմակերպության արխիվում: Եթե ֆայլերը պետք է փոխանցվեն պետական արխիվներ, այնտեղ պետք է լինեն չորս օրինակ:
Քայլ 5
Այն դեպքերը, որոնք ենթակա են պահման 10 տարիից պակաս ավարտից հետո, կարող են արխիվացվել կազմակերպության ղեկավարության հայեցողությամբ: Գործերը ներկայացնելու անհրաժեշտությունը կախված կլինի արխիվի ծանրաբեռնվածությունից, հին փաստաթղթերին հասանելիության հաճախականությունից և այլն:
