Ապրանքներից ցանկացած մատակարար մատակարարից դեպի սպառող պետք է պատշաճ կերպով փաստաթղթավորվի. Դրա համար օգտագործվում են մի շարք առաքման փաստաթղթեր, որոնք կարգավորում են փոխադրման կանոնները և ապրանքների առաքման ժամկետները:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Բեռների տեղեկագիրը պատկանում է առաքման փաստաթղթերին, որոնք կարող են օգտագործվել որպես անդորրագրեր և դեբետային պատվերներ: Այս փաստաթուղթը պետք է պատշաճ ձևաչափված լինի: Հաշիվը պետք է պարունակի տեղեկություններ ապրանքի, դրա քանակի, յուրաքանչյուր ապրանքի գնի և ընդհանուր գումարի մասին, նշվեն փաստաթղթի թողարկման համարը և ամսաթիվը: Ուղեցույցը կազմվում է պատասխանատու անձանց կողմից, երբ ապրանքը թողարկվում է պահեստում և առևտրային կազմակերպությունում ստացվում է, այն պետք է վավերացվի մատակարարի և ստացողի կլոր կնիքներով:
Քայլ 2
Ստացված ապրանքների գրանցումն իրականացվում է 2.1 կետի հիման վրա: «Առևտրային կազմակերպություններում ապրանքների ստացման, պահպանման և բացթողման գործառնությունների հաշվառման և գրանցման մեթոդական առաջարկներ»: Բոլոր ուղեկցող փաստաթղթերը (հաշիվ ապրանքագիր, բեռնաթուղթ և այլն) դրոշմվում են, և բոլոր անդորրագրերը գրանցվում են «Ապրանքների անդորրագրերի մատյանում», որում նշվում են անդորրագրի փաստաթղթի անվանումը, համարը և ամսաթիվը, ինչպես նաև արտադրանքի մասին տեղեկությունները: Ապրանքներն ընդունելուց հետո ուղեկցող փաստաթղթերում պարունակվող տվյալներն այլևս չեն կարող վերանայվել: Ապրանքները պետք է կապիտալացվեն դրանց ստացման օրը, հակառակ դեպքում ապրանքի հաշվետվության մեջ գրառում է կատարվում `նշելով ապրանքների փաստացի ստացման օրը ապրանքների տեղադրման անհնարինության պատճառները:
Քայլ 3
Այն դեպքում, երբ ստացված ապրանքները չեն համապատասխանում վավերագրական ցուցակին, այն ընդունվում է հատուկ հանձնաժողովի կողմից, և կազմվում է «Ընդունման ակտ»: Եթե անհամապատասխանությունները վերաբերում են ապրանքների քանակին և որակին, ապա մատակարարի ներկայացուցիչների և նյութապես պատասխանատու անձի ներկայությամբ կազմվում է «Գույքագրման իրեր ընդունելու ժամանակ որակի և քանակի միջև անհամապատասխանություններ հաստատելու մասին օրենք»: Եթե ապրանքների ավելցուկ է հայտնաբերվում, ապա մատակարարի ներկայացուցիչների ներկայությունն ընտրովի է:
