Ձեռնարկությունների փաստաթղթերը պետք է պահվեն կարգով: Որպեսզի հեշտ լինի գտնել այլ ապրանքների համար ապրանքների մատակարարման համար անհրաժեշտ պայմանագիր, արժե նրանց համար ստեղծել առանձին դարակ կամ պանակ: Բայց ոչ միայն: Պայմանագրերն իրենք նույնպես պետք է պարզեցվեն:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Հավաքեք բոլոր պայմանագրերը, որոնք ցանկանում եք կարգի բերել և գնահատել դրանք: Ուշադրություն դարձրեք, թե որքան հաճախ են դրանք կնքվում և որ գործընկերների հետ: Սա կօգնի ձեզ ընտրել, թե ինչպես դասակարգել փաստաթղթերը:
Քայլ 2
Եթե շատ գործընկերներ կան, ավելի հարմար է պայմանագրերի պատվիրման մեթոդը մինչև դրանց կնքման ամսաթիվը: Այն դեպքում, երբ երկար ժամանակահատվածում պայմանագրեր են կնքվում նույն ֆիրմաների հետ, նրանք կարող են խմբավորվել ըստ առանձին կատեգորիայի (թղթապանակի) ըստ կողմերի: Որոշ դեպքերում բավական է պարզապես պայմանագրերը այբբենական կարգով դասավորել գործընկեր ընկերությունների անուններով:
Քայլ 3
Որն էլ ընտրեք որ մեթոդը, հիշեք, որ խոշոր թղթապանակները օգտագործման համար շատ անհարմար են: Վերանայեք պայմանագրերը և հանեք նրանց, որոնք ավարտվել են ընդհանուր դեղից: Նրանց համար ստեղծեք առանձին թղթապանակ: Նման պայմանագրերն առավել հաճախ լինում են միայն ժամանակ առ ժամանակ, դրանք չեն պահանջվում առօրյա աշխատանքներում:
Քայլ 4
Contractsամանակագրական կարգով պայմանագրեր կնքելիս պահպանեք գրառումների վարման և պահպանման ընդհանուր սկզբունքները: Այն թղթապանակներում, որոնք հաճախ են օգտագործվում, վերջերս կնքված պայմանագրերը գտնվում են վերևում: Ստորև բերված են փաստաթղթեր ՝ ավելի վաղ ստեղծման ամսաթվով: Արխիվը ներկայացնելիս, ընդհակառակը, առաջինը պետք է լինի վերևում, իսկ ամենավերջին կնքված պայմանագիրը պետք է լինի ներքևում:
Քայլ 5
Օգտագործեք մարկերներ, պիտակներ, էջանիշներ և այլ գրենական պիտույքներ ՝ մի կատեգորիան տեսակից առանձնացնելու համար: Համոզվեք, որ պանակում այդպիսի սահմանազատիչները հստակ տեսանելի են: Սա մեծապես կնպաստի պահանջվող փաստաթղթերի որոնմանը:
Քայլ 6
Ապրանքների մատակարարման բոլոր պայմանագրերը թղթապանակում համապատասխան կերպով դնելուց հետո, անպայման կազմեք փաստաթղթերի գրանցամատյան: Դրեք այն կազմի վրա կամ դրեք այն բոլոր թղթապանակների վերևում գտնվող թղթապանակում: Գրանցամատյանում թողեք դատարկ տողեր: Նոր պայմանագիր ներդնելիս գրանցվեք դրա մասին տեղեկատվության մեջ:
