Գրասենյակային աշխատանք - ԳՕՍՏ Ռ 51141-98 «Գրասենյակային աշխատանք և արխիվային բիզնես» կարգավորմամբ կարգավորվող փաստաթղթերի և փաստաթղթերի հետ աջակցություն այս կոնկրետ կազմակերպության կառավարման համար Պայմաններ և սահմանումներ »: Գրասենյակային աշխատանքների կազմակերպում `ձեռնարկության ընթացիկ գործունեության մեջ մուտքային, ելքային և ներքին փաստաթղթերի գրանցման, պահպանման և օգտագործման կազմակերպում:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Գրասենյակային աշխատանք կազմակերպելիս որոշեք `ձեր ձեռնարկությունը, կազմակերպությունը, աշխարհագրորեն հեռավոր ստորաբաժանումները կամ մասնաճյուղերը, հաշվի առեք այս փաստը և տրամադրեք այդ ստորաբաժանումների հետ փոխգործակցության մեխանիզմ: Դրանցում գրասենյակային աշխատանքի համակարգը պետք է նույնը լինի գլխամասայինի հետ `գրանցման և փաստաթղթաշրջանառության ընթացքում խնդիրներից խուսափելու համար:
Քայլ 2
Մտածեք, թե գրասենյակային աշխատանքի գոյություն ունեցող ձևերից որն եք օգտագործելու `կենտրոնացված, խառը կամ ապակենտրոնացված: Նրանց ընտրությունը որոշվում է ձեռնարկության կառուցվածքով (աշխարհագրականորեն հեռավոր ստորաբաժանումներ ունի) և գրասենյակի կառավարման ծառայության տեխնիկական հագեցվածությամբ: Եթե այս ծառայությունը փոքր է և տեխնիկապես չի տրամադրվում, ապա դրա գործառույթների մի մասը փոխանցվում է ստորաբաժանումներին: Այս դեպքում տեղի է ունենում խառը գրասենյակային աշխատանք: Այն դեպքում, երբ այս ծառայությունը հագեցած է բոլոր անհրաժեշտ անձնակազմով, սարքավորումներով և ծրագրակազմով, ապա հաշվառման վարման այս ձևը կկենտրոնացվի:
Քայլ 3
Յուրաքանչյուր կառուցվածքային ստորաբաժանումում ընտրեք աշխատակազմի հատուկ ստորաբաժանում, որն իրականացնելու է գրասենյակային աշխատանք: Եթե դա անհնար է, ապա նշանակեք մեկ այլ աշխատողի, որը համատեղելու է իր հիմնական աշխատանքային պարտականությունների կատարումը գործավարության գործառույթի հետ:
Քայլ 4
Որոշեք գործերի քանակը և անվանացանկը, որոնք կներառեն բոլոր մուտքային, ելքային և ներքին փաստաթղթերը: Եթե դրանք փաստաթղթեր են բարձրագույն (ծնողական) կազմակերպության կողմից, ապա դրանք ներկայացվում են ղեկավարին `քննարկման համար. Ենթակա կազմակերպությունների փաստաթղթերը պետք է քննարկման ներկայացվեն իրենց հետ աշխատանքները ղեկավարող պետի տեղակալին: Ըստ այդմ, քաղաքացիների դիմումները ուղղված են այն պատգամավորին, որին վստահված է բնակչության հետ աշխատելու պատասխանատվությունը:
Քայլ 5
Թղթակիցների շրջանակը պարզելով `ստեղծեք դասակարգիչ, որով կարող եք անմիջապես որոշել, թե որ թղթակից խմբին է պատկանում այս փաստաթուղթը: Օրինակ ՝ պետական մարմինների համար նշանակեք 01 ծածկագիր, վերադաս կազմակերպության նամակներին ՝ ծածկագիր 02, մատակարարների համար ՝ ծածկագիր 03, հաճախորդների համար ՝ ծածկագիր 04 և այլն: Սա կօգնի պարզեցնել փաստաթղթերի հոսքը կազմակերպության ներսում:
Քայլ 6
Որոշեք, թե ինչ ձևով է իրականացվելու փաստաթղթաշրջանառությունը `ամսագրում կամ քարտում: Երկու ձևերն էլ իրականացվում են փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարման հատուկ ծրագրերում: Եթե դեռ չեք կարող գնել նման ծրագիր, օգտագործեք փաստաթղթերի էլեկտրոնային գրանցման ամսագրեր, դրանք կարող են կազմվել Excel- ում:
